Sistem KCSF-a za ocenjivanja grantova je dizajniran na taj način da obezbedi integritet i dobru reputaciju procesa kroz nepristrasnost, objektivnost, konkurentnost, praćenjem i transparentnost. Navedeno se ostvaruje detaljnom razradom svih koraka i delova; jasnom podelom uloga i odgovornosti za osoblje KCSF-a, eksterne ocenjivače i donatore; unapred utvrđenim kriterijumima i postupcima koji su unapred javni; javnim informacijama o grupi eksternih ocenjivača, uključujući kriterijume za izbor i njihove profile; javne i potpuno dostupne intervjue; izbegavanje bilo kakvog spoljnjeg uplitanja u zdravo rasuđivanje eksternih ocenjivača i potpuno praćenje njihovog ocenjivanja; objavljivanje rezultata ocenjivanja i detaljnih informacija o podržanim grantovima; detaljno informisanje za neuspešne podnosioce prijava i sveobuhvatni žalbeni mehanizam; kao i mogućnost javnosti da prijavi bilo kakvu sumnju u bilo kakvu pogrešnu radnju bilo koje strane putem javno anonimnog uzbunjivačkog mehanizma. Ekipa za ocenjivanje u sastavu 5 stručnjaka sa relevantnom ekspertizom i znanjem vršiće ocenjivanje aplikacija. Ekipe za ocenjivanje u sastavu spoljnih eksperata se ugovaraju po rotacionoj osnovi i na osnovu posebnih poziva i instrumenata. Izuzetak ovog pravila je da će KCSF ocenjivati aplikacije za hitne grantove. Donatori imaju pravo na veto za aplikacije koje su finansirane za koje se smatra da su u suprotnosti sa vrednostima koje promoviše donator ili se poklapaju sa drugim sličnim intervencijama.

Članovi ekipe za ocenjivanje grantova (EOG) se biraju sa spiska ocenjivača, koji je napravio i održava KCSF. Stručnjaci sa Kosova ili iz regiona se biraju na osnovu sledećih kriterijuma: 1) Poznavanje društveno-političkog konteksta na Kosovu i procesa demokratizacije uopšteno; 2) Poznavanje civilnog društva i/ili o oblasti obuhvaćenih odgovarajućim programom; 3) Iskustvo sa projektima koje finansiraju donatori i u Upravljanju projektnim ciklusom; 4) Visok nivo ličnog integriteta i dobrog profesionalnog ugleda; 5) Nema sukoba interesa u pogledu rada i obima programa i KCSF-a; 6) Ne pripada nijednoj od kategorija politički eksponiranih osoba prema definiciji KCSF-a i 7) Poznaje albanski i engleski jezik, pri čemu poznavanje srpskog predstavlja prednost. Spisak ocenjivača će se redovno ažurirati, bilo uključivanjem novih stručnjaka ili uklanjanjem onih koji a) više nisu na raspolaganju, b) nisu radili prema očekivanim standardima, c) u međuvremenu ne ispunjavaju originalne kriterijume prema kojima su izabrani. Informacije o spisku spoljnih ocenjivača, uključujući kriterijume za izbor i njihove pojedinačne profile, će biti javno dostupne. Ekipe za ocenjivanje grantova za određene pozive se izvlačenjem biraju sa spiska spoljnih ocenjivača, uz primenjivanje određenih kontrolnih klauzula (tj. isti ocenjivač ne može biti deo tri EOG ekipe uzastopno, čak i u slučajevima kada je slučajnim izvlačenjem izvučeno njegovo/njeno ime). Namera KCSF-a je da ima trojezične ocenjivače kada god je to moguće, međutim, kada to nije moguće, potrebni materijali i javni intervjui se prevode.  

Članovi EOG-a će ocenjivati predloge u dve etape: 1) Početna ocena na osnovu provere dokumenata koje su podneli podnosioci aplikacije, i 2) Konačna ocena nakon javnih intervjua Svi podnosioci prijave koji su prošli administrativnu kontrolu će biti ocenjeni od strane EOG-a Prijave će biti ocenjivane u sledećih pet kategorija: 1) Kvalitet aplikacije i relevantnost; 2) Nivo uključenosti građana/ciljnih grupa u rad organizacije/inicijative; 3) Nivo organizacionih kapaciteta i unutrašnjeg upravljanja; 4) Relevantnost prethodnog iskustva; 5) Isplativost predloženog budžeta; Dalje, kroz skrining od strane KCSF-a i pravo glasa od strane donatora, proces ocenjivanja će osigurati da se finansirane intervencije ne preklapaju sa sličnim intervencijama koje finansira KCSF ili njegovi donatori, da nemaju budžete koji nisu isplativi, kao i da iste ne sprovode podnosioci aplikacije koji imaju lošu evidenciju sprovođenja prethodnih intervencija koje je finansirao KCSF ili njegovi donatori. Gore navedene opšte kategorije mogu se prilagoditi u slučaju specifičnih instrumenata. Merenje kategorija treba da posluži specifičnoj nameni instrumenta i poziva. Svaki član EOG-a ocenjuje aplikacije prema uslovima koji su određeni u uputstvima za ocenjivanje aplikacija. Ocena svakog člana EOG-a ima istu težinu. Za svaki instrument postoji minimalni prag bodova od početne ocene, koji je neophodan da bi se aplikacija uzela u razmatranje za uži izbor. Sve aplikacije koje pređu utvrđeni prag kao i polovinu raspoloživih bodova (50%) u svakoj od glavnih kategorija ocenjivanja se biraju u uži izbor za narednu fazu ocenjivanja, odnosno javne intervjue.  

Članovi ekipe za ocenjivanje grantova (EOG) će intervjuisati svakog podnosioca aplikacije u užem izboru. Svi podnosioci aplikacije u užem izboru moraju biti obavešteni o vremenu njihovog intervjua najmanje pet dana pre intervjua. Svi intervjui će biti javno objavljeni unapred i biće otvoreni za sve zainteresovane, kako fizičkim prisustvom u prostoriji za sastanke, tako i on-line prenosom uživo. Prenos uživo će svim zainteresovanim stranama omogućiti pristup intervjuima i tokom kasnijih etapa. Intervjui će imati određeno vremensko ograničenje, jednako za sve podnosioce aplikacija u užem izboru. Za grantove, podnosioci aplikacija će imati maks. 20 minuta. Intervjui će se održati na jeziku koji izabere podnosilac aplikacije (albanskom, srpskom ili engleskom), a po potrebi biće obezbeđen i simultani prevod. U slučaju simultanog prevođenja, raspoloživo vreme će biti dodato. Tokom intervjua jedan ili više predstavnika podnosioca aplikacija će: 1) ukratko predstaviti glavne elemente njihovog predloga/strategije; i 2) odgovoriti na konkretna pitanja EOG-a. Nakon intervjua, svaki član EOG-a će revidirati svoju početnu matricu za pojedinačno ocenjivanje na osnovu dodatnih informacija dobijenih tokom skrininga i javnih intervjua, pri čemu će potvrditi/prilagoditi bodove koje su dali odgovarajućem podnosiocu prijave.

Svaki podnosilac aplikacije koji je učestvovao u procesu prijavljivanja dobija odgovor u vezi sa procesom ocenjivanja i rezultatom svoje aplikacije. 1) Prva faza - Svaki neuspešni podnosilac aplikacije će biti pismeno obavešten o ukupnoj oceni (ukupnom rezultatu) i mogućnošću da zatraži pojašnjenje. Zahtevi za pojašnjenja moraju biti podneti u roku od dva radna dana nakon prijema informacija od KCSF. 2) Druga faza (Pojašnjenja) - Svi podnosioci aplikacije koji zatraže pojašnjenje biće obavešteni o postignutim rezultatima po kategorijama ocenjivanja, kao i o mogućnosti da zatraže dodatna pojašnjenja u roku od dva radna dana nakon prijema pojašnjenja od KCSF-a. 3) Treća faza (Dodatna pojašnjenja) - Svi podnosioci aplikacije koji traže dodatna pojašnjenja biće obavešteni o detaljnim komentarima koje je dao svaki ocenjivač prateći strukturu kategorija ocenjivanja, kao i mogućnosti da podnesu zvaničnu žalbu u roku od dva radna dana nakon prijema dodatnih pojašnjenja od KCSF-a. Izuzetak ovog pravila je instrument Nagrada, gde se neuspešni podnosioci aplikacija obaveštavaju o rezultatu njihovog predloga bez ikakvih mogućnosti za pojašnjenje ili žalbu.