Mogućnost Zapošljavanja: viši/a službenik/ca za Administraciju i Nabavke

O KCSF-u

Kosovska Fondacija za Civilno Društvo (KCSF), je vodeća organizacija u podršci građanskim inicijativama na Kosovu od 1998. KCSF obezbeđuje finansiranje civilnog društva kroz napredne mehanizme i sisteme dodele grantova, izgrađuje kapacitete i znanje za sektor preko  KCSF Centra, kao i štiti i promoviše prostor za građanstvo i okruženje delovanja civilnog društva na Kosovu i šire, kroz istraživanje politika, zagovaranja i mobilizaciju sektora. KCSF veruje da jedno snažno civilno društvo sa stvarnim učešćem građana u svom radu je ključni element za sveobuhvatno, transparentno i odgovorno upravljanje koja doprinosi transformaciji Kosova u demokratsko društvo sa perspektivom evropskih integracija i naprednom društveno- ekonomskom stanju.

KCSF traži: Viši/a službenik/ca za administraciju i nabavke sa punim radnim vremenom.

O poziciji

Viši/a službenik/ca za administraciju i nabavke, u bliskoj saradnji sa Direktoricom Administracije i Finansija, biće odgovoran za vođenje glavnih administrativnih procesa KCSF-a koji se odnose na nabavku robe i usluga, kao i ugovore sa dobavljačima i konsultantima, obezbeđujući punu usklađenost sa svim internim procedurama KCSF-a, donatora i zakonodavstva na snazi. U tim zadacima, službenik će imati vodeću, nadzornu, koordinirajuću i primenljivu ulogu, u zavisnosti od specifičnih zadataka i procesa.

Takođe, viši/a službenik/ca za Administraciju i Nabavke će imati ulogu koordinacije i podrške u procesu angažovanja osoblja KCSF-a, pružajući administrativnu podršku komisijama za procenu, pomažući i kontinuirano usmeravajući upotrebu procesa, odgovarajućih obrazaca i procedura i njihovo pravilno arhiviranje, kao i komunikacijom sa podnosiocima zahteva. Službenik/ca će imati sličnu ulogu u procesu redovnog ocenjivanja učinka osoblja KCSF, pružajući administrativnu podršku nadređenima u ocenjivanju učinka njihovih podređenih.

Kao važan deo Odeljenja za Administraciju i Finansije, očekuje se da visoki/a službenik/a za administraciju i nabavke igra proaktivnu ulogu u kontinuiranom praćenju procesa, analizi i identifikaciji problema u svojim oblastima odgovornosti, praćenju trendova razvoja ovih procesa, i predlaganje preporuka za poboljšanje, kao i praćenje relevantnog zakonodavstva kako bi se osiguralo da je administrativni rad KCSF-a u potpunosti u skladu sa zakonskim obavezama i najboljom domaćom i međunarodnom praksom.

Službenik/ca za administraciju i nabavke će imati ove dužnosti i odgovornosti:

• Upravlja i sprovodi aktivnosti nabavke KCSF-a, u skladu sa Uredbom i procedurama nabavke, uključujući:
  • redovnu koordinaciju i održavanje mesečnih planova nabavki,
  • kontinuiranu analizu aktivnosti nabavke KCSF-a, identifikaciju ključnih pitanja, kao i poboljšanje i razvoj dokumenata, procesa i procedura nabavke KCSF-a,
  • smernice i obuku osoblja,
  • direktnu pomoć i nadzor u pripremi dosijea nabavke,
  • opšte administrativne usluge za komisije za procenu nabavki,
  • komunikacija sa dobavljača, od javnog objavljivanja do potpisivanja ugovora,
  • proveravanje pravilnog sprovođenja procedura nabavke za sve nabavke i usluge KCSF-a,
  • održavanje kompletne dokumentacije nabavke;
• Upravlja pripremom i nadzorom nad sprovođenjem ugovora o uslugama KCSF-a, u skladu sa internim propisima, važećim zakonodavstvom i najboljom praksom, uključujući:
  • redovno održavanje sistema ugovora za nabavke i usluge KCSF,
  • kontinuirana analiza procesa i usluga eksternih nabavki KCSF-a, identifikacija ključnih pitanja, kao i poboljšanje i razvoj dokumenata, procesa i procedura KCSF-a,
  • priprema ugovora za nabavke i usluge,
  • nadzor pravilnog sprovođenja proceduralnih aspekata ugovora KCSF-a, uključujući uslove plaćanja, rokove, dobavljače, itd.,
  • redovno održavanje profila dobavljača i izvođača KCSF-a; 
• Pomaže u sprovođenju procedura regrutovanja osoblja KCSF-a, u skladu sa Uredbom i procedurama regrutovanja, uključujući:
  • redovno održavanje sistema za zapošljavanje osoblja KCSF-a,
  • kontinuirana analiza procesa regrutovanja novog osoblja KCSF-a, identifikacija ključnih pitanja, kao i poboljšanje i razvoj dokumenata, procesa i procedura zapošljavanja KCSF-a,
  • priprema standardne dokumentacije za slobodna radna mesta,
  • opšte smernice i direktna pomoć komisijama za procenu zapošljavanja,
  • komunikacija sa podnosiocem prijave, od javnog oglašavanja do potpisivanja ugovora o radu,
  • početne opšte prezentacije za novo osoblje,
  • održavanje kompletne dokumentacije procesa zapošljavanja; 
• Prati razvoj relevantnog zakonodavstva na Kosovu za nabavku, rad i druga pitanja administracije i obezbeđuje pravilno tumačenje i uključivanje u dokumente i prakse KCSF-a;
• Prati razvojne trendove u relevantnim oblastima i predlaže rešenja za poboljšanje dokumenata, procedura i praksi KCSF-a;
• Koordinira i usmerava kolege u procesu redovne procene učinka zaposlenih, u skladu sa internim aktima;
• Pomaže u sprovođenju drugih administrativnih zadataka KCSF-a;

Zainteresovani kandidati treba da imaju sledeće kvalifikacije i kompetencije:

• Diplomu osnovnih studija (Bachelor) prava, ekonomije ili slična zanimanja, ili najmanje 5 godina relevantnog iskustva u odsustvu visokog obrazovanja;
• Napredna znanja iz oblasti nabavki i prethodno iskustvo u vođenju ugovora sa spoljnim dobavljačima i konsultantima;
• Napredno poznavanje zakonodavstva potrebnog za obavljanje dužnosti na radnom mestu, sa naglaskom na zakonodavstvo o radu;
• Iskustvo u administrativnom radu, poželjno u organizacijama civilnog društva;
• Sposobnost identifikovanja problema i pružanja rešenja;
• Odlične sposobnosti koordinacije, i te analitičke i organizacione;
• Odlično poznavanje računarskih programa, posebno Word i Excel;
• Spremnost za profesionalno napredovanje, uključujući i softverske sisteme;
• Dobre komunikacijske veštine na albanskom i engleskom jeziku, dok će se iste veštine srpskog jezika smatrati kao prednost.

Iako su gore navedene kvalifikacije obavezne, poželjno je da kandidati takođe imaju:

• Profesionalni sertifikati u nabavci;
• Iskustvo rada u softverskim sistemima nabavke, administraciji i/ili ljudskim resursima;
• Vozačka dozvola – B kategorija.

Potrebna dokumenta za podnošenje prijave su:

• CV
• Motivaciono pismo

Gore navedena dokumenta treba poslati na e-mail adresu [email protected] do 27. maja 2022. U prvoj fazi prijave nisu potrebne nikakve dodatne informacije ili dokumenti.

Bezbednost podataka i principi privatnosti su veoma važni za nas. Mi ćemo tretirati vaše podatke u najstrožem poverenju.

KCSF namerava da angažuje službenika (cu) za Administraciju i Nabavke, počev od juna ili jula 2022. godine. Okruženje, uslovi rada i plata su odlični, dok se tačna plata odlučuje u zavisnosti od izabranog kandidata/kandidatkinje.

Biće kontaktirani samo kandidati koji uđu u uži izbor. U zavisnosti od kvaliteta prijava i broja kandidata (kandidatkinja) koji/e su ušli/e u uži izbor, KCSF može zahtevati od kandidata(a) koji su ušli u uži izbor da prođu dodatne testove i/ili intervjue.

U nedostatku odgovarajućih prijava, KCSF zadržava pravo da ne izabere nijednog od prijavljenih kandidata.

KCSF je organizacija koja ceni raznolikost među zaposlenima, posvećena je nediskriminaciji i obezbeđuje jednak tretman svih kandidata tokom procesa zapošljavanja, bez predrasuda, bez obzira na pol, rasu, veru, godine, nacionalnost, seksualnu orijentaciju, bračni status, mesto stanovanja, posebne potrebe ili boje.