Sistemi i KCSF-së për vlerësimin e granteve është hartuar për të siguruar integritet dhe reputacion të mirë të procesit duke qenë i paanshëm, objektiv, konkurrues, i verifikueshëm dhe transparent. Kjo arrihet përmes elaborimit të hollësishëm të të gjithë hapave dhe sekuencave; ndarjes së qartë të roleve dhe përgjegjësive për stafin e KCSF-së, vlerësuesit e jashtëm dhe donatorët; kritereve dhe procedurave të caktuara paraprakisht, e që janë publike; informacioneve publike për grupet e vlerësuesve të jashtëm, përfshirë kriteret për përzgjedhje dhe profilet e tyre; intervistave publike dhe lehtësisht të qasshme; shmangies së çdo ndërhyrjeje të jashtme në gjykimin e vlerësuesve dhe mundësisë për përcjelljen e plotë hap pas hapi të vlerësimit të tyre; publikimit të rezultateve të vlerësimit dhe informimit të hollësishëm për grantet e mbështetura; informacioneve të hollësishme për aplikantët e pasuksesshëm dhe një mekanizmi të zhvilluar për ankesa; si dhe mundësisë së publikut për të raportuar çdo dyshim për keqbërje nga ndonjë palë, përmes një mekanizmi publik të sinjalizuesve anonimë. Një ekip i jashtëm për vlerësim, i përbërë nga 5 ekspertë me njohuri dhe ekspertizë përkatëse, do ta bëjë vlerësimin e aplikacioneve. Ekipet e vlerësimit të ekspertëve të jashtëm kontraktohen me rotacion dhe bazuar në thirrje dhe instrumente specifike. Një përjashtim nga ky rregull do të jenë aplikacionet për grante urgjente të cilat do të vlerësohen nga KCSF-ja. Donatorët e kanë të drejtën e vetos mbi listën e aplikantëve të rekomanduar për financim për rastet që konsiderojnë se bien ndesh me vlerat e promovuara nga donatori ose përkojnë me intervenimet të tjera të ngjashme të financuara nga ta.

Anëtarët e Ekipit për Vlerësim të Granteve (EVG) zgjidhen nga një grup i vlerësuesve i krijuar dhe i mirëmbajtur nga KCSF-ja. Ekspertët nga Kosova ose rajoni përzgjidhen sipas kritereve në vijim: 1) Njohuria për kontekstin socio-politik në Kosovë dhe procesin e demokratizimit në përgjithësi; 2) Njohuria për shoqërinë civile dhe/ose për fushat që mbulohen nga programi përkatës; 3) Përvoja me projekte të financuara nga donatorët dhe në menaxhimin e ciklit të projekteve; 4) Niveli i lartë i integritetit personal dhe reputacioni i mirë profesional; 5) Asnjë konflikt interesi në lidhje me punën dhe fushëveprimin e programit dhe të KCSF-së; 6) Nuk i përket asnjërës prej kategorive të personave të ekspozuar politikisht sipas përkufizimit të KCSF-së, dhe 7) Flasin rrjedhshëm gjuhën shqipe dhe angleze, ndërsa njohja e gjuhës serbe është përparësi. Grupi i vlerësuesve do të përditësohet rregullisht, qoftë me përfshirjen e ekspertëve të rinj ose me largimin e atyre që: a) nuk janë më në dispozicion, b) nuk kanë punuar sipas standardeve të pritura, c) nuk i plotësojnë kriteret origjinale mbi të cilat janë përzgjedhur. Informacioni për grupet e vlerësuesve të jashtëm, përfshirë kriteret për përzgjedhjen dhe profilet e tyre individuale, do të jenë publike. Ekipet për Vlerësim të Granteve për thirrje specifike zgjidhen me short nga grupi i vlerësuesve të jashtëm, me klauzola specifike të kontrollit që aplikohet (d.m.th. i njëjti vlerësues nuk mund të jetë pjesë e tri ekipeve të njëpasnjëshme të EVG-së, edhe në rastet kur tërheqja e shortit ka rezultuar me emrin e tij/saj). Synimi i KCSF-së është që të ketë vlerësues që i njohin të tri gjuhët, kur është e mundur; megjithatë, në rastet kur kjo nuk është e mundur, materialet e nevojshme dhe intervistat publike përkthehen.

Anëtarët e EVG-së do t’i vlerësojnë propozimet në dy faza: 1) Vlerësimi fillestar i bazuar në shqyrtimin e dokumenteve të dorëzuara nga aplikantët, dhe 2) Vlerësimi përfundimtar pas intervistave publike Të gjithë aplikantët që e kanë kaluar kontrollin administrativ do të vlerësohen nga EVG-ja. Aplikacionet do të vlerësohen në pesë kategoritë e mëposhtme: 1) Cilësia e aplikacionit dhe rëndësia; 2) Niveli i përfshirjes së qytetarëve/grupeve të synuara në punën e organizatës/iniciativës; 3) Niveli i kapacitetit organizativ dhe qeverisja e brendshme; 4) Rëndësia e përvojës paraprake; 5) Efektiviteti i kostos së buxhetit të propozuar. Përveç kësaj, përmes kontrollit nga KCSF-ja dhe të drejtës së vetos nga donatorët, procesi i vlerësimit do të sigurojë që ndërhyrjet e financuara të mos përkojnë me ndërhyrje të ngjashme të përkrahura nga KCSF-ja ose donatorët e saj, të mos kenë buxhete me   kosto joefektive, dhe që nuk zbatohen nga aplikantë që kanë përvojë jo të mirë të zbatimit të granteve  të mëhershme të financuara nga KCSF-ja ose donatorët e saj. Kategoritë e përgjithshme, të cekura më lart, mund të përshtaten në rast të instrumenteve specifike. Peshimi i kategorive duhet t’i shërbejë qëllimit specifik të instrumentit dhe thirrjes. Çdo anëtar i EVG-së i vlerëson aplikacionet sipas kërkesave të përcaktuara në Udhëzimet për Vlerësimin e Aplikacioneve. Vlerësimi i secilit anëtar të EVG-ja ka të njëjtën peshë. Për secilin instrument ekziston një prag minimal i pikëve nga vlerësimi fillestar që është i nevojshëm që aplikacioni të konsiderohet për listën e ngushtë. Të gjitha aplikacionet që e kalojnë pragun e përcaktuar, si dhe gjysmën e pikëve në dispozicion (50%) në secilën prej kategorive kryesore të vlerësimit, përzgjidhen në listën e ngushtë për fazën tjetër të vlerësimit, d.m.th. për intervista publike.

Secili aplikant i përzgjedhur në listën e ngushtë do të intervistohet nga anëtarët e Ekipit për Vlerësim të Granteve (EVG). Të gjithë aplikantët e përzgjedhur në listën e ngushtë njoftohen për kohën e intervistës së tyre së paku pesë ditë para intervistës. Informatat për të gjitha intervistat do të publikohen paraprakisht  dhe do të jenë të hapura për të gjithë të interesuarit, qoftë përmes pranisë fizike në sallën e takimit, qoftë përmes transmetimit të drejtpërdrejtë në internet. Transmetimi i intervistave publike në platformën online do t’u lejojë të gjitha palëve të interesuara të kenë qasje në intervista edhe në një fazë më të vonshme. Intervistat do të kenë kohën e caktuar  në mënyrë të barabartë për të gjithë aplikantët. Për aplikantët, intervista do të zgjasë më së shumti 20 minuta. Intervistat do të zhvillohen në gjuhën e zgjedhur nga aplikanti (shqip, serbisht ose anglisht) dhe, nëse është e nevojshme, do të sigurohet edhe përkthimi simultan. Në rast të përkthimit simultan, koha në dispozicion do të shtohet. Gjatë intervistave, një ose më shumë përfaqësues të organizatës që aplikon: 1) do t’i paraqesin shkurtimisht elementet kryesore të propozimit/strategjisë së tyre; dhe 2) do të përgjigjen në pyetjet specifike të parashtruara nga EVG-ja. Pas intervistave, çdo anëtar i EVG-së do ta rishikojë rrjetin e vet fillestar të vlerësimit duke u bazuar në informacionet shtesë nga kontrolli dhe intervistat publike, me ç’rast do t’i konfirmojnë/përshtatin pikët që i kanë dhënë për aplikantin përkatës.

Secili aplikant merr përgjigje lidhur rezultatin nga procesi i vlerësimit  të aplikacionit të tyre. 1) Faza e parë - Secili aplikant i pasuksesshëm njoftohet me shkrim për vlerësimin e përgjithshëm (pikët e përgjithshme) dhe mundësinë për të kërkuar sqarime. Kërkesat për sqarime duhet të bëhen brenda dy ditëve të punës pas marrjes së njoftimit nga KCSF-ja. 2) Faza e dytë (Sqarimet) – Të gjithë aplikantët që kërkojnë sqarime do të njoftohen për rezultatet e arritura në kategoritë e vlerësimit, si dhe për mundësinë për të kërkuar sqarime shtesë brenda dy ditëve të punës pas marrjes së sqarimeve nga KCSF-ja. 3) Faza e tretë (Sqarimet shtesë) – Të gjithë aplikantët që kërkojnë sqarime shtesë do të njoftohen për komentet e detajuara të bëra nga secili vlerësues duke ndjekur strukturën e kategorive të vlerësimit, si dhe për mundësinë për të paraqitur ankesë zyrtare brenda dy ditëve të punës pas marrjes së këtyre sqarimeve nga KCSF-ja. Përjashtim nga ky rregull bën instrumenti i Çmimit për Demokraci, me ç’rast, aplikantët e pasuksesshëm njoftohen për rezultatin e nominimit të tyre pa ndonjë mundësi për sqarim ose ankesë